Rahasia Membuat Kalender Master yang Mendorong Produktivitas Anda

Untuk memulai pembuatan kalender master Anda sendiri, inilah 10 tip yang harus Anda ikuti.

1. Jot down semua tanggal dan aktivitas Anda yang berulang.
Langkah pertama yang perlu Anda ambil saat membuat kalender utama adalah menuliskan semua tugas dan aktivitas Anda yang berulang. Karena ini untuk bisnis kecil Anda, fokuskan hanya pada hal-hal yang berhubungan dengan bisnis. Ini bisa meliputi:

Setelah Anda memiliki kegiatan ini tercantum, mulailah memasukkannya ke kalender Anda untuk membuat jadwal. Misalnya, jika Anda memiliki tim pertemuan setiap hari Selasa pukul 3 sore, maka buatlah itu sebagai acara rutin.

2. Menetapkan batasan kerja yang jelas.
Setelah Anda menuliskan daftar tanggal dan aktivitas yang berulang, saatnya untuk menyisihkan blok waktu tertentu. Terkadang ini sangat mudah. Karena rapat tim biasanya 30 menit, maka Anda sekarang harus berhenti dari pukul 3:00 sampai 3:30 setiap Selasa sore.

Terkadang hal ini bisa sedikit rumit. Bagi saya, saya telah menemukan saat saya paling produktif dan mengatur jam kerja di sekitar masa itu. Biasanya ini dari jam delapan pagi sampai siang hari dan jam dua siang sampai jam lima sore. Mengetahui hal ini, saya memblokir saat-saat untuk pekerjaan yang tidak terganggu.

Membuat jadwal ini tidak hanya menjamin bahwa saya menyelesaikan semuanya, ini memungkinkan saya membuat kalender yang lebih terstruktur. Misalnya, saya tidak menjadwalkan pertemuan di pagi hari karena memakan waktu produktivitas puncak saya. Sebagai gantinya, saya akan menjadwalkan pertemuan antara siang atau dua malam.

Struktur ini juga membuat jam kerja saya terkandung. Dengan cara ini saya tidak menghabiskan banyak waktu di tempat kerja. Jika saya selesai jam lima sore, saya hanya mengerjakan tugas-tugas ringan selama beberapa jam terakhir untuk memastikan bahwa saya selesai tepat waktu.

3. Buat tanggal dan tenggat waktu penting stand-out.
Katakanlah Anda mengadakan pertemuan dengan klien pada hari Rabu pukul satu siang. Anda ingin memastikan bahwa tanggal ini menonjol dari semua acara dan aktivitas Anda lainnya. Pilihan terbaik Anda adalah dengan menggunakan warna yang berbeda, wajah tebal, atau semua topi.

Sejujurnya, Anda harus terus maju dan kode warna berbagai tugas dan janji sehingga mudah untuk membedakan satu sama lain. Untuk pertemuan tim internal Anda bisa menggunakan warna biru, sementara pertemuan klien bisa menjadi oranye. Saya bahkan menyoroti acara sehingga saya tidak membuang-buang waktu dengan acara networking.

4. Sertakan waktu buffer pada jadwal Anda.
Penjadwalan pertemuan back-to-back hanya membuat diri Anda gagal. Anda perlu waktu antara pertemuan untuk bepergian, mengisi ulang, menyiapkan, mengonsumsi camilan, atau bersantai. Sebagian besar waktu setengah jam di antara rapat cukup waktu penyangga.

Jika Anda bepergian, bagaimanapun, Anda mungkin ingin bertemu sampai satu jam.

Selama periode ini, jangan menjadwalkan hal lain. Anda perlu waktu ini untuk lancar mengalir dari satu pertemuan ke pertemuan berikutnya.

5. Bersikap fleksibel.
Hal ini sangat penting jika Anda bekerja dengan tim. Lagi pula, akan ada saat dimana rencana harus diubah. Katakanlah seorang anggota tim memiliki janji dokter pada pukul 2:30 pada hari Selasa. Mereka mungkin tidak akan bisa rapat.

Namun, Anda bisa mendorong pertemuan ke jam 3.30 daripada pukul 15.00. Dengan cara ini Anda tidak membatalkan pertemuan karena semua orang dapat hadir.

Dalam kalender master saya, saya selalu menjadwalkan beberapa waktu sebelum dan sesudah waktu yang tepat. Saya biasanya menggunakan waktu ini untuk mempersiapkan atau mengisi ulang. Tapi saya juga menggunakan blok ini untuk menyesuaikan waktu pertemuan jika harus.

6. Gunakan kombinasi alat.
Ini bukan pendekatan satu ukuran dalam hal membuat kalender utama. Itu sebabnya Anda bisa menggunakan berbagai alat untuk membantu Anda membuat kalender master Anda sendiri.

Saya mengandalkan Google Kalender untuk mengatur rutinitas harian saya. Saya juga menerima pengingat dan dapat dengan mudah membaginya dengan orang lain. Untuk rapat penjadwalan, Aplikasi Kalender adalah alat bantu saya (saya juga membangunnya). Di lain waktu, saya menggunakan alat manajemen proyek seperti Basecamp untuk tetap berada di puncak proyek.

Temukan alat yang paling sesuai untuk Anda, dan manfaatkan semuanya daripadanya. Jika mereka bekerja untuk Anda, maka tetaplah bersama mereka.

7. Tangkap informasi.
Apa yang terjadi saat ide, tugas, atau acara baru muncul? Tangkap itu secepatnya dengan menuliskannya dan kemudian menambahkannya ke kalender Anda.

Seperti yang dijelaskan oleh David Allen di dalam Getting Things Done yang ikonik, ini akan memastikan bahwa Anda tidak akan melupakannya. Lebih penting lagi, ini membebaskan otak Anda sehingga Anda tidak terlalu banyak menyimpan informasi.

8. Tetapkan satu orang untuk bertanggung jawab.
Kecuali Anda seorang solopreneur, Anda perlu menunjuk satu individu untuk menjadi penjaga kalender. Mereka akan bertanggung jawab untuk memperbarui kalender, memastikan semua informasi benar, dan menyelesaikan konflik penjadwalan apapun.

Jika Anda memiliki terlalu banyak orang yang mengedit kalender, itu bisa menjadi sangat cepat berantakan. Jika mereka perlu menambahkan acara, mereka harus melalui penanggung jawab kalender terlebih dahulu. Dengan cara ini acara baru bisa ditambahkan ke slot waktu terbuka sehingga Anda tidak memesan dua kali.

9. Bagikan kalender dengan tim Anda.
Kecuali Anda adalah satu orang operasi, berbagi kalender master Anda adalah suatu keharusan. Itu karena meningkatkan produktivitas komunikasi, efisiensi, dan kalender dalam organisasi Anda karena ini membuat semua orang di halaman yang sama.

Berbagi kalender Anda juga menghemat waktu dan menyeimbangkan tugas Anda.

Pada saat yang sama, Anda juga ingin memastikan bahwa itu kolaboratif dan inklusif. Misalnya, Anda mungkin tidak keberatan dengan pertemuan empat jam itu pada hari Rabu. Tapi, bagaimana jika beberapa tim Anda tinggal di zona waktu yang berbeda? Mungkin pukul enam sore untuk mereka, yang Anda gunakan untuk mengambil waktu pribadi mereka.

Alat seperti Kalender dapat membuat acara penjadwalan atau janji temu lebih mudah karena tim Anda dapat memilih tanggal dan waktu terbaik untuk mereka.

10. Jaga agar kalender induk terpusat.
Berkat awan, ini sebenarnya bukan masalah. Tim Anda bisa masuk ke Google, misalnya, dan mengakses kalender utama. Pastikan bahwa Anda memberikan akses kepada mereka.

Jika Anda ingin menjadi sekolah tua, Anda bisa mencetak salinan dan pos di lokasi sentral, seperti papan buletin perusahaan Anda.

Source : https://www.entrepreneur.com/article/306509