|
Berikut adalah beberapa hal yang harus dilakukan dan tidak boleh dilakukan dalam etika mengirim surat elektronik : Sebagian besar dari kita harus bersaing dengan ratusan surat elektronik yang masuk ke kotak masuk setiap hari. Semakin jelas subjek Anda, semakin besar kemungkinan pesan Anda akan dibaca. Misalnya, jika Anda mengirimkan proposal kepada seseorang, tulislah secara spesifik, “Proposal Fitch Sudah Terlampir.” Setiap surat elektronik harus menyertakan tanda tangan yang memberitahu siapa penerima dan bagaimana cara menghubungi Anda. Aturlah agar secara otomatis muncul di akhir setiap surat elektronik. Sertakan semua detail kontak Anda sehingga penerima tidak perlu mencari alamat, surat elektronik, atau nomor telepon Anda. Menggunakan “Hei,” “Yo,” atau “Hiya” tidaklah profesional, tidak peduli seberapa baik Anda mengenal penerimanya. Gunakan “Hai” atau “Halo”. Agar lebih formal, gunakan “Yang terhormat (masukkan nama).” Menggunakan nama orang tersebut dalam salam-“Halo Robert”-cukup tepat, tetapi ingat untuk tidak mempersingkat nama seseorang kecuali jika Anda diberi izin untuk melakukannya. Humor tidak bisa diterjemahkan dengan baik melalui surat elektronik. Apa yang Anda anggap lucu memiliki kesempatan bagus untuk disalahartikan oleh pihak lainnya, atau dianggap sarkasme, tanpa nada dan ekspresi wajah yang menyertainya. Bila ragu, biarkan humor keluar dari komunikasi bisnis. Jangan heran jika Anda dinilai dari cara Anda menulis surat elektronik. Misalnya, jika surat elektronik Anda dikotori dengan kata-kata yang salah eja dan kesalahan tata bahasa, Anda mungkin dianggap ceroboh, sembrono, atau bahkan tidak berpendidikan. Periksa ejaan, tata bahasa dan pesan Anda sebelum menekan tombol “Kirim.” Buat pesan Anda sebagai catatan yang berdiri sendiri, meskipun itu sebagai tanggapan terhadap rangkaian surat elektronik. Ini berarti tidak ada “satu baris.” Sertakan subjek dan referensi ke surat elektronik, penelitian, atau percakapan sebelumnya. Ini bisa membuat frustasi dan menyita waktu untuk melihat kembali rantai yang harus mengulang konteksnya. Penerima Anda mungkin memiliki ratusan surat elektronik yang masuk setiap hari dan kemungkinan tidak akan mengingat rangkaian kejadian yang mengarah ke surat elektronik Anda. Berikan balasan tepat waktu dan sopan ke setiap surat elektronik yang ditujukan kepada Anda. Bahkan, jika Anda tidak memiliki jawaban saat ini, luangkan waktu sebentar untuk menulis tanggapan membiarkan pengirim tahu bahwa Anda menerima surat elektronik mereka. Informasikan juga ke pengirim jika surat elektronik mereka dikirim ke penerima yang salah. Jangan pernah mengirim surat elektronik marah, atau memberikan respon cepat dan singkat. Berikan pesan Anda beberapa pertimbangan bijaksana sebelum mengirimnya. Jika Anda merasa marah, masukkan pesan Anda ke dalam folder “draf”, dan tinjau lagi nanti saat Anda lebih tenang dan punya waktu untuk menuliskan respon yang tepat. Terlalu mudah untuk berbagi surat elektronik, bahkan secara tidak sengaja. Jika Anda harus berbagi informasi pribadi atau rahasia, lakukan secara langsung atau melalui telepon. Mintalah izin sebelum memasang materi sensitif baik di isi surat elektronik atau lampiran. Tanda seru dan indikasi kegembiraan lainnya seperti emotikon, singkatan seperti LOL, dan semua huruf KAPITAL tidak dianggap baik dalam komunikasi bisnis. Jangan gunakan itu kecuali jika Anda mengenal penerima dengan sangat baik. Menggunakan serangkaian tanda seru juga dianggap tidak profesional. |